Etiqueta telefónica adecuada en el lugar de trabajo

La etiqueta telefónica adecuada en el lugar de trabajo es, en última instancia, importante, por lo tanto, debe practicar la etiqueta y el profesionalismo correctos en todo momento. Recuerde siempre adherirse a los modales o las etiquetas correctos cuando se trata de hacer llamadas telefónicas, contestar llamadas y dejar mensajes. La etiqueta telefónica adecuada puede ser la clave fundamental para obtener una impresión positiva de los clientes y las personas con las que está hablando.

Siempre existe la forma correcta de hacer o contestar llamadas y debe cumplir con eso, especialmente si está representando a un cliente o una empresa. La forma en que maneja las llamadas desde el principio es el reflejo de los comentarios de los clientes. Es esencial asegurarse de que cada llamada se maneje adecuadamente con profesionalismo y excelencia. Aquí hay algunos consejos de etiqueta telefónica adecuados que pueden ayudarlo:

Identifíquese al comienzo de una llamada

Conteste siempre un teléfono diciendo “buenos días” o “hola”. Preséntese siempre cortésmente indicando su nombre o el de la empresa que representa. Utilice las palabras adecuadas y, en la medida de lo posible, evite el uso de términos o palabras innecesarias e informales.

Sea siempre sensible al tono de su voz

Evite sonar demasiado agresivo, ansioso o insistente. Es muy importante mantener un tono que transmita confianza y autoridad. También se le recomienda que evite recostarse en la silla cuando hable con alguien por teléfono, especialmente si se encuentra en la oficina.

Planifique antes de realizar una llamada

Debe pensar en lo que planea discutir o decir exactamente antes de realizar una llamada. Puede anotar los elementos esenciales que necesita discutir y las preguntas que planea hacer. Esto simplemente significa que usted espera o anticipa ser colocado en un sistema de correo de voz, así que planifique sus preguntas y mensajes y hágalos lo más directos y concisos posible para persuadir a la persona con la que está hablando para que responda.

Nunca permita que las interrupciones interfieran en el camino

Una de las normas de etiqueta adecuadas en el teléfono en el lugar de trabajo es no permitir interrupciones durante las conversaciones. Evite mantener una conversación informal con otras personas a su alrededor. La persona que habla por teléfono puede distraerse con alguien que pasa junto a ti en la oficina mientras haces una llamada. Si las interrupciones son inevitables, debe excusarse adecuadamente por un momento y nunca olvidarse de decir gracias por esperarlo en la fila.

Hable despacio y con claridad, especialmente al dejar mensajes

Evite usar frases entrecortadas y jerga cuando hable con alguien por teléfono, especialmente cuando deje un mensaje importante. Es necesario dejar su número, dirección y código de área al dejar un mensaje.

Hay otras prácticas que significan una etiqueta telefónica adecuada y estas incluyen apagar el teléfono celular o ponerlo en modo silencioso cuando asiste a reuniones y seminarios corporativos. Esto es para asegurar que su propósito no sea interrumpido y que otras personas no se distraigan también. Si espera llamadas, infórmeles que asistirá a reuniones para que puedan devolverle la llamada en el momento en que esté disponible.