Asistente Ejecutivo vs Asistente Administrativo

Si está instalando o comenzando a administrar un negocio, lo más probable es que necesite a alguien que sea lo suficientemente eficiente para garantizar que se realicen todas sus tareas de administración. Ahora, debe saber que encontrar a la persona adecuada para el trabajo puede ser complicado, ya que, según la estructura y los procesos de su organización, es posible que deba elegir entre un asistente ejecutivo y un asistente administrativo. Como puede ver, estos dos puestos a menudo se confunden entre sí, y si no tiene suficiente conocimiento sobre sus deberes específicos y atributos necesarios, es posible que contrate a la persona equivocada. Esto significa que debe recopilar la mayor cantidad de información posible sobre ellos para evitar una situación tan desfavorable.

Resumen de trabajos para ambos puestos

Si bien un asistente administrativo básicamente ayuda a administrar una oficina y manejar las tareas administrativas, este profesional a menudo progresa para convertirse en un asistente ejecutivo, donde se agregará la asistencia a los ejecutivos de la empresa a sus funciones y responsabilidades existentes. En general, los deberes de estos dos puestos son prácticamente similares, pero los asistentes ejecutivos suelen asumir tareas más importantes que los asistentes administrativos. Aun así, es probable que alguien que se coloque en cualquiera de estos puestos trabaje con equipos y suministros de oficina, como una computadora, un sistema telefónico, una fotocopiadora, una impresora, una máquina de fax, etc. Capacitar a los nuevos empleados podría ser una tarea de ambos. profesionales Pero aún así, hay ciertos deberes que hacen que uno de ellos sea distinto del otro.

Funciones y responsabilidades distintivas

En cuanto al asistente ejecutivo, su trabajo suele estar más centrado en satisfacer las necesidades de los ejecutivos para los que trabaja. Sería su responsabilidad administrar los horarios diarios y establecer citas personales para los ejecutivos o personas de alto nivel en la organización, así como preparar diapositivas y demostraciones que usarán sus jefes. Además, también se le puede otorgar la autoridad para supervisar a otros miembros del personal en la oficina, monitoreando sus proyectos.

Por otro lado, las funciones y responsabilidades de un asistente administrativo a menudo incluirían la programación de reuniones, el mantenimiento de documentos y archivos, el ingreso de datos comerciales en una base de datos informática, la respuesta a llamadas telefónicas y la dirección de visitantes. Este profesional puede extender sus especializaciones a otras áreas específicas, como la medicina o el derecho. En cuanto a un asistente administrativo médico, será responsable de archivar registros médicos, atender llamadas de farmacia y saludar a los pacientes, mientras que un asistente administrativo legal será quien realice investigaciones básicas y organice documentos legales bajo la supervisión de un asistente legal o un abogado.

Diferencias clave

Generalmente, existe una gran diferencia entre un asistente ejecutivo y un asistente administrativo, donde el primero suele ganar más dinero y goza de más prestigio que el segundo. La razón principal de esto es que un asistente ejecutivo atiende a los ejecutivos, básicamente sirviendo como la mano derecha de su jefe, como el presidente, vicepresidente, director ejecutivo (CEO) y director financiero (CFO). En cuanto al asistente administrativo, generalmente se ocupa de las tareas de rutina que son necesarias para mantener una empresa en orden, que pueden incluir, entre otras, programar reuniones, archivar, contestar llamadas telefónicas y entretener a los visitantes. Sin embargo, no significa que las tareas del asistente administrativo no puedan ser asignadas a un asistente ejecutivo, ya que muy probablemente sí. De todos modos, un asistente ejecutivo es el que mayormente es llamado a realizar tareas que implican una mayor sensibilidad al tiempo y más delicadeza, lo que significa que debe tener un cierto grado de perspicacia comercial.

Además, los asistentes ejecutivos suelen ser responsables de todas las formalidades administrativas de la gestión empresarial y, por lo general, están asociados con una sola persona, como un director o un ejecutivo, en una empresa grande y todos los ejecutivos en empresas más pequeñas. Este profesional necesita poder llevar a cabo todas las solicitudes de los gerentes y muchas veces sirve como última barrera ante la oficina ejecutiva, lo que significa que puede ser reservado cuando se trata de manejar información confidencial, tratando de ser discreto en todo momento. . Dedica su carrera a ayudar a los funcionarios corporativos, no solo brindando apoyo administrativo, sino también asesoramiento profesional. En la mayoría de los casos, los ejecutivos tratan a este profesional como la persona a quien acudir para obtener ideas, recomendaciones y ayuda confidencial. Pero al igual que otros puestos en una organización, sus deberes y responsabilidades también variarán según la cultura dominante de la empresa.

En términos de educación, los empleadores generalmente prefieren contratar a un asistente ejecutivo que tenga un título de 4 años en negocios o cualquier campo relacionado, mientras que un asistente administrativo solo necesita un diploma de escuela secundaria con habilidades básicas de oficina e informática para calificar para puestos relevantes de nivel de entrada. .

En cuanto al salario, la Oficina de Estadísticas y Trabajo mostró que el salario promedio de los asistentes ejecutivos a mayo de 2011 era de $23,13 por hora, mientras que para los asistentes administrativos era de $16,66. Según estas cifras, las cifras anuales de asistentes ejecutivos serían más de $13,000 más de lo que ganarían los asistentes administrativos.

Entornos donde son más eficientes

En una oficina pequeña, los deberes y responsabilidades de un asistente ejecutivo o un asistente administrativo generalmente los llevan a cabo varios miembros del personal, donde en realidad, algunas tareas las realizan los propios ejecutivos. En un entorno de trabajo de tamaño mediano, deben estar altamente organizados y tener el conjunto de habilidades para realizar una variedad de tareas. Esto es especialmente cierto para los ejecutivos de la empresa que necesitan mantener un alto nivel de confidencialidad e integridad para mejorar la empresa que persiguen. En cuanto a una oficina grande, normalmente necesita tener tanto un asistente ejecutivo como un asistente administrativo, ya que es muy importante tener una persona que pueda administrar la oficina y otra que coordine a las personas que atienden directamente a los ejecutivos. En algunos casos, quien irá con un ejecutivo en viajes de negocios es el asistente administrativo, con el propósito de ayudarlo a administrar sus horarios, arreglos de reuniones y tareas de organización.

En general, estos dos títulos de trabajo brindan soporte administrativo avanzado para gerentes y ejecutivos. Lo que distingue sus deberes y responsabilidades es que uno requiere tareas más rutinarias y administrativas, mientras que el otro implica un alto nivel de confidencialidad y responsabilidad.