12 claves para crear el entorno de trabajo ágil perfecto

Los entornos de trabajo están cambiando rápidamente. En línea con el aumento de los costos inmobiliarios, cada vez más empresas toman la decisión de alejarse de los entornos de trabajo tradicionales en los que se asignan escritorios específicos a los empleados, y optan por un enfoque más flexible y ágil para el diseño del lugar de trabajo. Pero, ¿qué es exactamente un entorno de trabajo ‘ágil’? ¿Sería adecuado para su organización?

Un entorno de trabajo ágil es aquel que pone énfasis en la actividad, más que en el lugar donde se lleva a cabo. Incorpora el uso de espacios de trabajo compartidos que los trabajadores pueden utilizar cuando lo necesiten. Esta libertad y flexibilidad permite a los trabajadores seleccionar el entorno de trabajo que mejor se adapte a la tarea que están realizando.

Si está considerando implementar un entorno de trabajo ágil dentro de su organización, lo cubrimos con 12 consejos prácticos sobre cómo lograr que sea un éxito.

1. Evalúe su uso actual del espacio
La investigación sugiere que en un edificio de oficinas promedio, hasta el 40% del espacio de escritorio asignado no se utiliza en un momento dado. Si tiene 100 empleados cada uno con un escritorio asignado, en cualquier momento, algunos de esos empleados estarán de vacaciones, algunos estarán de baja por enfermedad y otros estarán en reuniones a lo largo del día, dejando muchos escritorios sin usar.

Comience a recopilar esta información dentro de su propia oficina antes de considerar cambiar a un entorno de trabajo ágil; podrá ver cuánto de su espacio se utiliza actualmente a diario, lo que le permitirá tomar decisiones informadas sobre cuál será su proporción de espacio de trabajo para los empleados.

2. Comience poco a poco
Pasar de un diseño de oficina tradicional a un entorno de trabajo ágil es una tarea enorme; no intentes implementarlo de la noche a la mañana. Es más que un simple cambio de mobiliario. Requerirá un cambio cultural completo para sus empleados, algunos de los cuales pueden encontrar inquietante la idea de un cambio tan drástico. Divídalos suavemente configurando un piso de prueba y permitiéndoles probar la nueva configuración para mostrarles cuáles serán los beneficios antes de realizar una implementación en todo el negocio.

3. Recluta campeones para tu causa
Los cambios que está considerando son enormes, lo que significa que probablemente encontrará resistencia por parte de grupos de sus empleados. Algunos pueden sentirse ofendidos por ser sacados de la oficina de la esquina en la que han estado durante años, otros pueden estar descontentos porque tienen fotos familiares en su escritorio. Para tratar de aliviar la ansiedad y la resistencia, intente reclutar una selección de empleados para defender su causa. Estos deberían ser los empleados que hablan con TODOS. Si puede ponerlos de su lado demostrando el valor que puede aportar el trabajo ágil, pueden ayudarlo convenciendo a algunos de los escépticos en las filas.

4. Participar, Participar, luego Participar un poco más
Nada aumentará más la resistencia al cambio que tratar de mantener el cambio en secreto. Involucrar a sus empleados desde el principio es mucho más probable que los acerque a su forma de pensar. Véndaselo diciéndoles lo que hay para ellos; es mucho más probable que las personas mantengan una mente abierta cuando se trata de intentar implementar cambios culturales si entienden lo que pueden ganar.

No se deje engañar pensando que existe demasiada comunicación. La mayoría de los intentos de implementar un cambio cultural dentro de las organizaciones fallan debido a la falta de comunicación. Si cree que ha involucrado a sus empleados lo suficientemente bien, probablemente esté equivocado, así que involúcrelos un poco más.

5. Asegúrese de que su tecnología esté a la altura de la tarea
Imagina que es tu primer día de trabajo en tu nuevo espacio de trabajo compartido. Toma su computadora portátil y se sienta a trabajar en un rincón tranquilo de la oficina, solo para descubrir que la señal de Wi-Fi apenas lo alcanza y no puede conectarse a la nube para acceder a sus archivos.

Evite este escollo asegurándose de que su infraestructura de TI pueda manejar la carga de trabajo de los empleados que trabajan en todas partes. Si las personas trabajan de forma remota, o desde varias ubicaciones en un solo día, deben poder conectarse rápida y fácilmente para evitar perder el tiempo tratando de prepararse para el día.

6. Plan para el futuro
Al ritmo que evoluciona el negocio, es posible que los cambios que realice hoy sean redundantes dentro de un año. Al planificar su espacio de trabajo ágil, es importante que considere cómo es el futuro de su organización. Si puede, busque información sobre cómo su fuerza laboral podría expandirse o consolidarse en los próximos meses o años, y considere incorporar esta información en sus diseños.

7. Los ‘trabajadores ágiles’ todavía necesitan reglas
Uno de los beneficios del trabajo ágil es que les da a sus empleados una sensación de autonomía, en el sentido de que se les confía para continuar con sus tareas de la manera que consideren adecuada. Pero esto no significa que la oficina deba estar completamente desprovista de reglas o estructura. Aquellos que se resisten al cambio pueden tratar de eludir el sistema llegando temprano al trabajo y sentándose en un escritorio de su elección, antes de estar en reuniones todo el día. Utilice la tecnología para realizar un seguimiento de quién está situado, dónde y qué tan activos son. Si no lo son, entonces están ocupando un espacio que otro empleado podría usar de manera más efectiva. Establezca reglas para que sus empleados entiendan que ‘ocuparse’ en un solo lugar todo el día si no lo están usando activamente no es aceptable.

8. Proporcione variedad para adaptarse a una variedad de actividades
No existe un enfoque de «talla única» para crear un entorno de trabajo ágil. Diariamente, es probable que sus empleados realicen una amplia gama de tareas. Algunos empleados necesitarán espacios tranquilos en los que puedan trabajar solos, otros necesitarán colaborar en grupos, organizar reuniones o hacer llamadas telefónicas. Es importante que diseñe los espacios de trabajo para que se ajusten a las tareas, en lugar de intentar que las tareas encajen en los espacios de trabajo que ha diseñado.

9. Proporcionar formación
Un cambio a un entorno de trabajo ágil suele ir acompañado de la incorporación de nueva tecnología, que está diseñada para permitir que los empleados se conecten fácilmente desde cualquier lugar donde estén trabajando. Ya sea que se trate de un sistema de administración del espacio de trabajo que permita a las personas reservar espacios de trabajo o la capacidad de trabajar sin problemas desde casa, es importante que brinde a sus empleados la capacitación que necesitan para hacer uso de estos sistemas de manera rápida y eficiente. Esto minimizará el tiempo de inactividad cuando los empleados hagan la transición de un espacio de trabajo a otro.

10. Invierta en seguridad y almacenamiento
Con un mayor movimiento, es posible que surjan inquietudes con respecto a la seguridad de las pertenencias personales. Proporcione una solución, como casilleros electrónicos, para aliviar estas preocupaciones y permitir que los empleados almacenen computadoras portátiles y otros artículos de manera segura cuando no estén en uso. Es importante que incorpore una variedad de opciones de tamaño para los espacios de almacenamiento: no desea instalar casilleros que solo sean lo suficientemente grandes para que quepa una computadora portátil si una cuarta parte de su fuerza laboral va en bicicleta al trabajo y necesita un lugar para guardar su casco de bicicleta.

11. Solicite comentarios
Sus empleados son los que utilizarán su nuevo espacio de oficina, entonces, ¿quién mejor para proporcionar comentarios? Podrán decirle lo que funciona, pero lo que es más importante, podrán decirle lo que no funciona. De cualquier manera, escuchar los comentarios puede proporcionar un gran impulso a la moral y conducir a niveles más altos de compromiso por parte de sus empleados, lo cual es fundamental para implementar cambios culturales.

12. Incorporar un cambio en el estilo de gestión
El trabajo ágil significa un cambio total en la forma en que los empleados realizan su trabajo. Como resultado, esto requiere que su equipo de gestión se ajuste a esta nueva forma de trabajar. La productividad ya no se puede calificar por la cantidad de horas que los empleados pasan en sus escritorios. En cambio, los gerentes tendrán que idear nuevas formas de evaluar el desempeño de los empleados.

Si bien los entornos de trabajo ágiles están diseñados para fomentar la autonomía de los empleados, es más importante que nunca que los gerentes encuentren el equilibrio entre el trabajo autónomo, el mantenimiento de la comunicación y el establecimiento de expectativas explícitas sobre lo que se espera que logren los empleados.

Conclusión

Un entorno de trabajo ágil tiene muchas ventajas y puede ser algo positivo si se implementa correctamente. Si bien un entorno de trabajo ágil puede satisfacer las necesidades de su empresa, estas pautas se establecen para que su empresa tenga éxito al cambiar a este tipo de entorno de trabajo.

Biografía del autor

Eduardo Martín tiene más de 25 años de experiencia como director ejecutivo y emprendedor en serie. Como empresario, ha fundado varias empresas multimillonarias. Como escritor, el trabajo de Martín ha sido mencionado en CIO Magazine, Workable, BizTech y The Charlotte Observer. Si tiene alguna pregunta sobre el contenido de esta publicación de blog, envíe un mensaje a nuestro equipo de edición de contenido aquí.

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